Moni varmasti tietää sen tunteen, kun pitäisi muistaa asioita pitkän ajan takaa. Meille kalenterimanialaisille on kuitenkin luonteenomaista kirjoittaa tärkeät asiat ylös, kalenteriin, bullet journaliin tai muuhun vastaavanlaiseen ajanhallinnan apuvälineeseen.
Oman elämän ajanhallinnan lisäksi meillä saattaa olla velvollisuuksia ja työtehtäviä, jotka vaativat yhtä lailla aikataulutusta ja erilaisten asioiden seuraamista ja dokumentointia. Toisille isompien kokonaisuuksien hallinta luonnistuu parhaiten Excelillä tai muilla vastaavilla teknisillä välineillä. Toiset puolestaan kaipaavat visuaalisuutta, fyysistä otetta dokumentointiin. Itse olen vuosien aikana todennut sen, että ei ole olemassa yhtä absoluuttista totuutta, miten asioiden dokumentointi ja seuraaminen toimisi parhaiten, vaan toimintatapaan ja välineeseen vaikuttavat aina tilanteet ja tarpeet.
Viimeisen vuoden aikana on bujossani ollut harrastukseeni liittyviä seurantasivuja, jotka ovat osoittautuneet toimiviksi ja myös helpottavat arkea. Seuraavaksi esittelen teille yhden näistä harrastukseen liittyvistä sivuista. Viime vuoden keväällä väsäsin bujooni ensimmäistä kertaa partioon liittyviä seurantataulukoita, josta yksi oli seuraavanlainen:
Kyseinen taulukko syntyi aidosta tarpeesta, koska vuoden vaihtuessa lippukuntien tulee täyttää vuosiseloste eli eräänlainen katsaus edellisvuodesta. Vuosiselosteeseen merkitään muun muassa tiedot vuoden aikana suoritetuista merkeistä ja tapahtumista sekä retkistä. Aiemmin tämän osuuden täyttäminen on kuulemani mukaan tuottanut päänvaivaa, ja niin se tuotti viime vuonna myös minulle, koska näitä tarvittavia lukuja ei tuntunut olevan selkeästi saatavilla yhdestä paikasta, vaan tiedot täytyi poimia monesta eri paikasta ja eri henkilöiltä.
Tämän vuoden tammikuussa, kun täytimme edellisvuoden katsauksen, kului tämän tilastojen tarkastusosuuden täyttämiseen vain pieni hetki. Minä luettelin luvut taulukoistani ja johtajakaverini kirjasi ne järjestelmään.
Vaikka en koe taitavani erilaisten lukujen ja tilastojen käsittelyä teknisesti, olen kuitenkin Kalenterimanian ja bujoilun avulla löytänyt itselleni toimivan tavan pitää kirjaa merkityksellisistä asioista. Lisäksi edellä kuvatut taulukot ovat hyödyksi myös muille.
Luonnollisesti taulukot jatkuvat myös tämän vuoden bujoissa. Toisaalta hieman eri muodossa, koska nyt kaikki lippukuntaan liittyvät taulukot on sijoitettu yhteen kohtaan toisin kuin viime vuoden keväällä, jolloin aloitin taulukoiden koostamisen. Silloin taulukot muodostuivat siihen kohtaan bujoa, jossa niiden tarpeellisuuden havaitsin. Esimerkiksi ”kolon käyttö” oli viime vuonna sijoitettu vasta helmikuun puolelle, jolloin olin ensi kertaa täyttämässä lomakkeita, joihin kyseinen tieto tuli ilmoittaa.
Tämä tapa taulukoida ja dokumentoida lukuja on osoittautunut minulle toimivaksi tavaksi. Kaikilla tämä ei tietenkään voi toimia, mutta toivottavasti joku saa tästä jotain inspiraatiota omiin kalenterointeihinsa.
-Sarlotta
