Nykypäivänä eletään niin tiukasti digitaalisessa maailmassa, että useat työpaikat ja muut organisaatiot ovat siirtyneet täysin elektronisiin kalentereihin. Nuo kalenterit täyttyvät sitten useista erilaisista kalenterikutsuista ja ilmoituksista ja monesti hyvinkin nopeasti itse tajuaakin, että se elektoninen kalenteri näyttää tältä:
En tosiaankaan kiellä esimerkiksi Google kalenterin helppoutta ja yksinkertaisuutta työpaikoilla. Isollekin porukalle on todella helppo lähettää kalenterikutsu, jonka sitten jokainen itse päättää hyväksyä tai olla hyväksymättä. Tuollaisten kalenterien kautta on helppo jakaa informaatiota ja varmistua, että kaikille menee samat tapaamisajat ja -tiedot. Mutta miten sitten toimia, kun sydän vetää palavasti perinteisen, paperisen kalenterin suuntaan, mutta työorganisaatio vaatii esimerkiksi Google kalenterin käyttöä?
Itselläni vuosi opiskelijajärjestömme hallituksessa yritti vavisuttaa rakkauttani perinteisiä kalentereita kohtaan. Hallituksemme puheenjohtaja rakasti kirjoittaa jokaisen mahdollisen tapaamisen ja tapahtuman Googlen kalenteriin, mikä aiheutti myös jonkinlaista ahdistusta allekirjoittaneelle. Kalenteri oli aivan täynnä ja puhelin pilpahteli jatkuvasti ilmoittaen erilaisista tehtävistä, tapahtumista tai tapaamisista. Ajatuskin siitä, että kirjaisin kaiken vielä rakkaaseen Kate Spadeni aiheutti suorastaan sydämen kouristuksia.
Vuoden mittaan kuitenkin huomasin, kuinka kätevä tuo kaikille yhteinen kalenteri olikaan. Jokaisella oli sama tieto kaikista deadlineista – kukaan ei voinut sanoa, että ei tiennyt jonkin asian tapahtuvan paikassa x aikaan y. Tehtävien koordinointi oli helppoa ja yhteistyö helpottui huomattavasti. Hyvistä ja positiivisista puolista huolimatta en ollut kuitenkaan valmis siirtymään pois perinteisen kalenterin käytöstä. Mutta ymmärsin kyllä, että jokaisen asian siirtäminen Googlen kalenterista olisi aivan täyttä ajanhukkaa. Miten siis tasapainotella kahden täysin erilaisen kalenterin välillä?
Opin vuoden aikana, että perinteiseen kalenteriin oli hyödyllisintä siirtää vaan ne tärkeimmät tapaamiset ja tapahtumat. Tähän kategoriaan itselläni tosiaan kuului hallituksen kokoukset, järjestämämme tapahtumat ja muut tapahtumat, joissa läsnäolomme oli pakollista. Useat muut pienemmät deadlinet oli helpompaa pitää pelkästään Googlessa – pysyipä Kate Spadenikin nätimpänä kun jokaisella päivällä ei ollut kuutta eri huomioitavaa tehtävää! Välillä pelotti, että unohdan jotain jos en kirjaa sitä konkreettisesti paperille, mutta hiljalleen oppi, että mitkä asiat kannatti kirjoittaa ylös, ja mitkä kannatti pitää vain elektronisessa muodossa.
Tänä vuonna olen jälleen mukana ties missä – opiskelijajärjestömme yhdessä valiokunnassa, yhdessä hallituksessa, kalenterimaniassa, ja lisäksi minulla on vielä Turun yliopiston valinnaiset verkko-opinnot ja toivottavasti jossain vaiheessa vielä työt. Aionkin ottaa Google kalenterin ja Kate Spadeni rinnalle pienen, Hong Kongista ostetun kalenterin, jota kannan aivan jokainen kerta mukanani poistuessani kotoa. Sinne kirjaan ne juoksevat tehtävät, joita en oikein Kate Spadeen halua kirjata, mutta joita ei vielä myöskään löydy Googlesta ja myös kaikki muutkin mahdolliset tehtävät. Haluan edelleen pitää Kate Spadeni hyvänmielen kalenterina, jonne merkitsen kyllä kaikista tärkeimmät asiat, mutta en täytä sivuja kaikilla mahdollisilla merkinnöillä. Tasapainottelu perinteisen kalenterin ja elektronisen välillä aiheutti siis sen, että minun oli hankittava vielä kolmas kalenteri, joka on pieni ja kompakti ja toimii kalenterina, jonne kirjaan aivan kaikki menot.
